Inleiding

Recent onderzoek van EIM  toont aan dat bedrijfsopleidingen een positief effect hebben op bedrijfsprestaties zoals productie en toegevoegde waarde. De mate van de opbrengsten hangt hierbij positief samen met de tijd die bedrijven steken in het managen en coördineren van de bedrijfsopleidingen, de zogenaamde trainingsbegeleiding. Bij de meeste bedrijven lijkt de hoeveelheid trainingsbegeleiding per werknemer onvoldoende te zijn om een positief rendement te behalen. De opbrengsten zijn vaak te laag om de kosten binnen afzienbare tijd terug te verdienen. Dit geldt met name voor kleinere bedrijven, aangezien die gemiddeld genomen minder trainingsbegeleiding per werknemer verzorgen dan de grotere bedrijven.

Dit roept de gedachte op dat het Investors in People-traject (IiP) het rendement van bedrijfsopleidingen zou kunnen bevorderen, met name voor kleinere bedrijven. IiP legt namelijk sterk de nadruk op trainingsbegeleiding. In dit korte bericht wordt deze gedachte verder uitgewerkt. We beginnen met een korte bespreking van enkele resultaten van het EIM-onderzoek en de inhoud van het IiP-traject. Vervolgens bespreken we waarom de resultaten van het EIM-onderzoek suggereren dat IiP met name voor kleinere bedrijven een belangrijk hulpmiddel kan zijn bij het opzetten van een bedrijfsopleidingsprogramma.

Opbrengsten van bedrijfsopleidingen

Bedrijven hebben verschillende argumenten om hun werknemers bedrijfsopleidingen te laten volgen. Als mensen met een nieuwe machine of een nieuw programma moeten werken, kan een cursus noodzakelijk zijn om hiermee om te leren gaan. Ook sociale vaardigheden kunnen via opleidingen verder ontwikkeld worden. Werknemers worden gestimuleerd om zich verder te specialiseren, of juist om zich meer te gaan generaliseren. Cursussen worden aangeboden om kennis en vaardigheden, motivatie voor het werk, en/of betrokkenheid bij het bedrijf te verbeteren.

Hebben al deze bedrijfsopleidingen ook het gewenste effect? Met name grote bedrijven zijn van mening dat investeringen in bedrijfsopleidingen onvermijdbaar zijn . De diverse subsidies voor bedrijfsopleidingen suggereren dat ook de Nederlandse overheid overtuigd is van het nut van bedrijfsopleidingen. Toch worden er regelmatig twijfels geuit over het rendement van bedrijfsopleidingen.

Onlangs heeft EIM onderzocht in welke mate bedrijfsopleidingen van invloed zijn op de productie en toegevoegde waarde van bedrijven. In dit onderzoek wordt expliciet rekening gehouden met het feit dat de opbrengsten van een individuele bedrijfsopleiding van veel verschillende factoren afhangen. Voorbeelden van dergelijke factoren zijn het onderwerp, de plaats en het tijdstip van de cursus. Daarnaast zijn ook verschillende kenmerken van de cursisten van belang, zoals hun kennis en vaardigheden, en hun motivatie om cursussen te volgen. Als een bedrijf een optimaal rendement op bedrijfsopleidingen wil halen, zal het rekening moet houden met al deze factoren. In verschillende handboeken over bedrijfsopleidingen wordt daarom een stappenplan voorgesteld. De veronderstelling hierbij is dat een bedrijf al deze stappen moet uitvoeren om een zo optimaal mogelijk trainingsprogramma vast te kunnen stellen. Een dergelijk stappenplan kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

1. identificeer de kennisbehoefte: welke werknemers hebben welke extra kennis nodig?
2. formuleer de doelstellingen van de verschillende opleidingen. 
3. bepaal vooraf hoe de bedrijfsopleidingen geëvalueerd gaan worden.
4. stel het cursusontwerp vast: wanneer en hoe worden de opleidingen gegeven?
5. voer de cursus uit, of laat de cursus uitvoeren.
6. evalueer de cursus: stel vast in welke mate de vooraf afgesproken doelstellingen bereikt zijn. Het doel hiervan is tweeledig. Niet alleen kan vastgesteld worden of deze cursus voor herhaling vatbaar is (al dan niet met wat aanpassingen), maar het kan ook de toepassing van de verworven kennis stimuleren.

Het uitvoeren van al deze stappen kost tijd, en vereist specifieke kennis over de rol van het cursusontwerp, de bedrijfscultuur en dergelijke. Bedrijven worden als het ware met een investeringsprobleem geconfronteerd: er is een investering in tijd en kennis nodig om ervoor te zorgen dat de gegeven bedrijfsopleidingen ook het gewenste effect hebben. De tijd die bedrijven besteden aan de zorg voor en coördinatie van bedrijfsopleidingen definiëren we als de trainingsbegeleiding.

Het EIM-onderzoek toont aan dat de trainingsbegeleiding per werknemer inderdaad een positieve invloed heeft op de opbrengsten van bedrijfsopleidingen. Dit is zelfs zodanig, dat zonder trainingsbegeleiding geen opbrengsten van bedrijfsopleidingen gevonden worden. Omdat kleine bedrijven gemiddeld genomen minder tijd aan trainingsbegeleiding besteden dan grote bedrijven, zijn de opbrengsten van een extra opleidingsdag lager voor kleine bedrijven.

Volgens deze resultaten zullen met name kleine bedrijven meer aandacht moeten besteden aan het structureren van hun bedrijfsopleidingen. De vraag is nu, hoe kleine bedrijven hiertoe gestimuleerd kunnen worden. Een mogelijke manier is via het Investors in People-keurmerk.

Investors in People

Het keurmerk Investors in People (IiP) is in 1991 in het Verenigd Koninkrijk geïntroduceerd, en er bestaat daar inmiddels een ruime ervaring met dit keurmerk.

IiP staat voor een methode die tracht met behulp van het personeel de resultaten van de organisatie te verbeteren. Het IiP-programma biedt een kader voor verbetering van de bedrijfsresultaten door :

• de beginselen te specificeren die scholing en ontwikkeling van medewerkers direct koppelen met de doelen van de organisatie;
• te garanderen dat middelen (tijd en geld) voor scholing en ontwikkeling zo effectief mogelijk worden besteed;
• een meetlat te bieden waarlangs organisaties, klein en groot, publiek en privaat, kunnen zien hoe door IiP hun prestaties verbeteren.

Met behulp van vier stappen wordt geprobeerd de prestaties van het bedrijf te verbeteren, door het menselijk kapitaal van de medewerkers te verhogen. Deze vier stappen zijn samengevat in de 'verandercyclus' (zie figuur 1). De vier stappen zijn:

1. commitment;
2. planning;
3. actie;
4. evaluatie.
   
   figuur 1 De verandercyclus

Bron: Gaspersz en Van den Hove, 2000, blz. 21.
Om verandering (en verbetering) in de organisatie te bewerkstelligen, moeten deze vier stappen continu doorlopen worden. Hieronder worden de stappen nader toegelicht.

De fase van commitment is volgens IiP essentieel om veranderingen optimaal door te voeren. In deze fase van het proces is het de bedoeling om draagvlak bij alle betrokkenen te creëren. Om draagvlak te creëren wordt een interne coördinator aangesteld en een werkgroep opgericht. Deze hebben als taak te zorgen voor een goede communicatie binnen de organisatie over de voortgang van IiP. Voorwaarde hiervoor is dat de coördinator goed op de hoogte is van IiP, en een duidelijke taak en positie heeft binnen de organisatie. Naast draagvlak wordt in de fase van commitment een inventarisatie gemaakt van de situatie waarin de organisatie zich bevindt en worden verbeterpunten geformuleerd die een duidelijke relatie hebben met de organisatiedoelstellingen. Als onderdeel van de inventarisatie worden onder andere interviews afgenomen met een representatieve groep medewerkers. De inventarisatie van de organisatie aan het begin van elke cyclus en het formuleren van verbeterpunten maken het mogelijk om het proces gedurende de hele cyclus te evalueren.

In de planningsfase wordt een actieplan geformuleerd, waarin de verbeter- en ontwikkelingspunten vertaald worden in te nemen stappen. Hierbij is het van belang dat bekeken wordt of de stappen afdoende zijn om het gewenste resultaat te kunnen bereiken. Ook moet vastgesteld worden, op welke wijze achteraf gemeten kan worden of deze stappen het gewenste effect behaald hebben.

Het derde principe van IiP is de actiefase. In deze fase worden de stappen, zoals geformuleerd in het actieplan, uitgevoerd. Doordat een gemiddeld IiP-traject één à twee jaar in beslag neemt, is het belangrijk dat gedurende de actiefase het proces onder de aandacht blijft bij de medewerkers. Nadat alle stappen zijn doorlopen, kan het IiP-traject worden geëvalueerd. Het doel van de evaluatiefase is om na te gaan of alle verbeterpunten bereikt zijn en of dit ook gegaan is op de gewenste manier. Wat ging goed en wat ging niet goed? In de evaluatiefase vindt tevens een formele evaluatie plaats om in aanmerking te komen voor het IiP-keurmerk. De assessor beoordeelt of de organisatie aan de IiP-criteria en -normen voldoet. Dit gebeurt aan de hand van documentenonderzoek en interviews met medewerkers.

IiP en de opbrengsten van bedrijfsopleidingen

Uit een Engels evaluatieonderzoek uit 1999  blijkt dat IiP succesvol geïmplementeerd kan worden bij zowel grote als kleine bedrijven. In het evaluatieonderzoek zijn ruim 2.000 ondernemingen schriftelijk ondervraagd, waarvan er 42 bezocht zijn voor aanvullend onderzoek. Deze organisaties hadden ten minste drie jaar ervaring met IiP. Bijna alle ondervraagde ondernemingen hebben aangegeven dat IiP een voordeel heeft betekend voor hun organisatie. Uit het onderzoek kwam onder meer naar voren dat IiP een verbetering van resultaat en winsten met zich meebrengt. Zeventig procent van de ondervraagde organisaties heeft aangegeven dat zij concurrentievoordeel hebben behaald en dat hun productiviteit is verbeterd. Daarnaast gaven organisaties aan dat door IiP hun winsten zijn gestegen (40 procent van de organisaties), hun omzet is verbeterd (40 procent van de organisaties) en er een reductie van het personeelsverloop is opgetreden (50 procent van de organisaties). Deze voordelen van het IiP-traject lijken voor een belangrijk deel samen te hangen met de structurering van de bedrijfsopleidingen. Negentig procent van de organisaties geeft namelijk te kennen, dat dankzij IiP hun opleidings- en ontwikkelingsbeleid is verbeterd. Daarnaast heeft tachtig procent aangegeven dat de opbrengst van trainingen is verhoogd.

IiP kan met andere woorden een belangrijke bijdrage leveren om het rendement van bedrijfsopleidingen te vergroten, zowel in het grootbedrijf als in het midden- en kleinbedrijf. Belangrijk is wel dat de te volgen bedrijfsopleidingen duidelijk aansluiten bij de doelstellingen van de onderneming. Alleen dan kan winst behaald worden met betrekking tot het menselijk kapitaal en de bedrijfsproductie.

Op het eerste gezicht lijkt het IiP-traject niet aan te sluiten bij de werkwijze van veel kleine organisaties. Kleine bedrijven hebben in het algemeen een minder formele werkwijze dan grote bedrijven. Bovendien hebben kleine bedrijven minder aandacht voor HRM en bedrijfsopleidingen. Hoe kleiner de organisatie, hoe kleiner de kans dat de organisatie beschikt over een aparte HRM-functionaris of -afdeling. Hierdoor is er bij kleine bedrijven minder kennis aanwezig over HRM. De activiteiten die wel op het gebied van HRM plaatsvinden, gebeuren vaak op ad hoc-basis en zijn weinig gestructureerd binnen de onderneming. Daar staat tegenover dat de invoering van het IiP-traject veel HRM-expertise vereist. Het is een langlopend traject, dat een bepaalde mate van formalisering vereist. Meestal wordt het ingevoerd langs hiërarchische lijnen, die binnen kleine organisaties vaak minder duidelijk zijn.

Toch blijkt uit de eerder besproken evaluatiestudie, dat IiP bij zowel kleine als grote organisaties succesvol is geïmplementeerd. Ook andere onderzoekers komen tot deze conclusie. Het blijkt dat juist de formalisering van het personeelsbeleid de opbrengsten van bedrijfsopleidingen in kleine ondernemingen kan verbeteren. Door de verschillende stappen van de verandercyclus te formaliseren, wordt het mogelijk om bedrijfsopleidingen te selecteren met een doel dat aansluit bij de bedrijfsdoelstelling. Door de evaluatie achteraf kan bekeken worden wat er goed en fout is gegaan, zodat in de toekomst niet dezelfde fouten gemaakt worden.

Conclusies

Kleine bedrijven hebben, in vergelijking met grote bedrijven, relatief weinig aandacht voor HRM. Bij kleine bedrijven ontbreekt vaak de kennis om een doordacht HRM-beleid te voeren. Dit wordt versterkt doordat kleine bedrijven vaak niet (kunnen) beschikken over een HRM-functionaris. Hierdoor is er binnen kleinere bedrijven vaak minder aandacht voor bedrijfsopleidingen. Dit terwijl het rendement van opleidingen sterk afhangt van de hoeveelheid aandacht en (trainings)begeleiding. Met name bij kleinere bedrijven blijkt dat de kosten van de bedrijfsopleidingen niet terugverdiend worden, omdat ze te weinig aandacht besteden aan het coördineren en evalueren van bedrijfsopleidingen.

Een gestructureerde aanpak van bedrijfsopleidingen heeft zowel binnen grote als kleine bedrijven een positief effect op het rendement van bedrijfsopleidingen. IiP is een duidelijk voorbeeld van zo'n gestructureerde aanpak die het rendement van bedrijfsopleidingen kan verhogen. Met name voor kleine bedrijven kan IiP een zetje in de rug betekenen, om toch wat meer aandacht aan de opzet en uitvoering van een trainingsprogramma te besteden.

De gestructureerde opzet van het IiP-traject betekent een grote drempel voor met name de kleinere bedrijven. Kleine bedrijven zullen veel inspanningen moeten verrichten om het keurmerk te behalen en te behouden, wat bij het ontbreken van een HRM-functionaris geen gemakkelijke opgave zal zijn. Het personeel zal naast de dagelijkse werkzaamheden extra taken en bevoegdheden moeten krijgen om het keurmerk te behalen en te behouden. Met name bij zeer kleine bedrijven, waar het volgen en toewijzen van bedrijfsopleidingen vaak informeel geregeld is, kan het implementeren van IiP moeilijk verlopen. Toch zijn er sterke aanwijzingen dat ook voor deze kleine bedrijven de implementatie van het IiP-traject het rendement op bedrijfsopleidingen kan verhogen. Om de beloftes van IiP voor kleine bedrijven waar te maken, en meerdere bedrijven over de streep te trekken, lijkt het aan te bevelen om de drempel te verlagen. Zo ligt het voor de hand, om IiP binnen kleine bedrijven niet op een gelijke wijze te implementeren als bij grote bedrijven. Kleine bedrijven zijn immers geen verkleinde kopie van grote bedrijven. Volgens sommigen zouden IiP-adviseurs meer inzicht moeten krijgen in de dynamiek en werkwijze van kleine bedrijven, om zo te komen tot een specifiek implementatietraject voor kleine en middelgrote bedrijven. Maar ook brancheorganisaties zouden een voortrekkersrol kunnen spelen, bijvoorbeeld door het opzetten van pilotprojecten bij enkele kleine bedrijven.